安康市图书馆学会“阿法迪杯安康首届馆员业务论文大赛”参赛作品选登

刘 军   汉阴县图书馆

摘要：图书馆自动化管理系统是目前图书发展的方向，政府非常重视图书馆的建设。目前地县级的地方、小型图书馆虽然引进了图书馆自动管理系统，但是存在的问题很多：系统整体技术成熟度不高；系统网络化功能不强；数据库结构单一；缺乏创新意识等等。地县级图书馆在自动化管理系统中需要重点解决采购系统、编目系统、典藏系统和读者管理、流通管理等问题

关键词：图书馆；自动化管理；问题；对策

图书馆是信息资源的重要储存地，是信息的提供、管理工中心。在现代社会中，传统的图书馆服务管理模式已不能满足实际的需要，需要借助于现代化的科学技术——即计算机来实行科学管理，才能提高图书馆的服务效率和实际质量。在这种背景下，让图书馆的管理走向自动化就成为了时代的一种需要，也是图书馆将要发展的方向。
近年来，从中央到地方都非常重视文化建设，在图书馆建设方面各级政府也投入大量的财力、物力和人力，意欲建设高效、使用的社会环境，以更好地服务于社会。为此，政府部门在图书馆管理方面引进和开展了图书馆自动化管理系统，试图建立起一套高效科学的图书馆服务途径。但是事实上地县级图书馆在自动化管理系统的利用方面，可谓处于“0”状态。如何有效管理、利用图书馆自动化管理系统的资源，更好地为使用者服务，是我们基层文化工作者必须面对的艰巨、艰难的课题。

一、地县级图书馆自动化管理系统中存在的问题

图书馆实行自动化管理开始于二十世纪中后期，伴随着计算机技术的发展出现。上世纪八十年代末期，随着因特网的广泛使用，图书馆自动化系统也逐步形成，由最初的处理数据资源向网络化共享方向发展。随着科技的发展，近年来图书馆自动化管理系统开始走向成熟阶段，主要提供以网络为基础的数字化信息服务系统。目前我国大多数较大型的图书馆都利用计算机和网络中心建立数据库，建成了中文书目数据库，并且已广泛投入使用；成立了中国国家书目数据中心，进入中文新书统一的计算机编目。高层次的图书馆自动化管理系统为基层图书馆的图书管理提供了可供借鉴的有效模式。但是地方图书馆在自动化管理系统方面，依然存在许多问题。

（一）系统整体技术成熟度不高。地县级图书馆自动化管理系统主要依赖于他人研究成熟系统，研究设计的过程姑且不论。但是，地县级图书馆的管理者在掌握、使用管理软件方面的管理技术和成熟度较低，没有相对稳定的科技人员，只有极少数人能够掌握这方面的技术，容易出现一人离开全局瘫痪的局面。同时这些管理人员的技术水平极为有限，信息处理的标准化和规范化不达标，不能及时有效地补充、完善数据信息，实现信息的提供、反馈和互换。另一方面。管理者的管理理念落后，他们只能实现信息的单向提供，不能进行信息的链接与互动，这就为信息资源的利用设置了障碍。同时地县级图书馆硬件设施也不健全，对外开放性较差；系统的结构简单，随着数据量的增大、用户的增多，等等，多种因素必然导致管理系统的性能就大大降低。造成系统的稳定性差，不可靠。

（二）系统网络化功能不强。地县级图书馆使用的自动化系统只是用于本馆内，没有进入互联网系统，信息资源的更新跟不上，无法在更大的范围内进行信息的交流、交换，也不能在网上拓展业务和服务功能，降低了它的使用性能。

（三）数据库结构单一。目前地县级图书馆的系统多为引进他人开发的技术。特定的图书馆自动管理系统对其他系统和数据库的开放程度上数据库的容量、服务者的能力、态度而各不相同。由于各个图书管理系统不能实现统一管理，就必然导致不能更好地为用户服务，形成灵活度不够。在地县级图书馆自动化管理系统中，管理者能够处理的多为基于关系数据库平台的书目数据库，较少具有处理层次型和网状型数据库的能力，而且各主要功能模块都在一个书目数据库的基础上实现，不具有处理其他数据库的能力。在已建成的数据库中，文献资料多偏于地方性、专业性，规模较小，未经连网，利用率低。

（四）管理系统以机械模仿为主，缺乏创新意识。地县级图书馆的自动化系统大多是依赖、照搬传统图书馆的操作方式，用计算机转换一下手写的工作流程，呆板不变通，超前意识不强，并且过去存在的不合理的工作流程没有得到改观。最后导致效率不高，服务意识不强。

 二、地县级图书馆在自动化管理系统中需要重点解决的几个问题

我们知道，传统的图书馆管理的基本流程是：采购、编目、典藏、流通阅览。这是图书管理的必须流程、过程和规律。在引入自动化管理系统以后，这样的流程依然不能忽视。自动化管理与传统的方法最大的不同就是把原来的手工操作转变为计算机操作，优化原有不合理的地方，如避免数据重复；一次输入重复使用，一次提高工作效率；等等。因此，地县级图书馆自动化管理系统中必须遵循这些规律，要特别重视采购系统、编目系统、典藏系统、和读者管理和流通管理等系统。

（一）采购系统。采购系统的主要任务是根据图书馆的方针、任务，以计算机为手段实现各类书刊文献的订购、验收、交换、接受赠送、复本控制、采购记录、注销、催缺、查询以及经费控制和统计报表等业务活动的自动化操作。地县级图书馆自己的采购系统中，首先要明确本图书馆的性质、任务、和服务对象，合理有效地使用经费，力求最大程度地发挥所购资源、开发价值，发挥其积极的作用。
现有的图书采购系统中，提供了从订单录入查重、书目验收到财产登记、票据打印、采购分析等一整套现代化的管理措施，他不仅仅是简单地模拟传统采购方式，而是充分发挥计算机的计算和分析能力，这些工具提供更为丰富的采购信息，也加速了订购过程，可以有效地控制经费，掌握订购状况，降低订购成本，并且最大限度地减轻劳动强度，提高工作效率，各级图书馆在采购过程中都应该积极加以利用，地县级图书馆更应该如此。

（二）编目系统。编目主要是建立图书馆的藏书目录，为以后的使用做好基础。编目是对书籍的性质和特点细化，把所有的图书按种类进行归类，一旦分好类别，后面的典藏和流通就会一直沿用。所以编目是图书管理过程中的一个关键环节，编目的质量直接影响图书馆的工作效率和服务水平。

自动化管理系统的编目系统就是把文献的所有特征都记录在计算机管理软件中，然后用一种带有数据信息的产品表现出来，如同传统图书馆的书目卡片、书标等。编目系统是图书馆自动化管理系统中开展所有工作的基础，是查询流通的基础，是自动化的核心组成部分。如果一个图书馆的自动化程度高，在图书采购时就已建立了目录，地县级图书馆在引进、利用图书馆自动化管理系统的过程中，应该组织精兵强将，认真做好这方面的工作，并且保存好数据资料，绝对不能忽略编目系统。但是客观现实是，目前基层图书馆在传统、现代的图书管理中，往往都容易轻视编目环节。

（三）典藏系统。典藏系统就是对文献的地址进行调配、清点、排架（排序）和剔旧工作，是能够完善文献的质量和更好的调整图书馆的布局，方便工作人员核查、账目统计与验证文献的主要环节。科学的存贮可以使图书馆的管理更规范化、科学化。典藏过程中如果能够根据馆藏的分配策略，把各册图书、信息分到合适恰当的位置，并对进入流通的文献贴上条码、链接，可以极大程度地节约数据库资源，方便读者访问、利用。

（四）读者管理系统 。读者管理系统是图书馆自动化管理系统的末端环节。读者管理系统的主要环节是核定读者身份是否合法；对读者根据职别进行分类；赋予不同职别读者相应权限；等等，通过读者管理系统实现对读者信息的有效管理，自动生成相关统计报表，达到人性化的管理目的。这个过程主要包括读者数据、修改借阅证、注销借阅证和给借阅证加密码等，与传统的图书管理方法、过程类似。

（五）流通管理系统。图书馆的流通系统通俗说就是把书籍借阅给读者的过程。在图书馆自动化管理系统中，自动化系统就是结合书目数据库与读者数据库能很快的把馆藏的书找到并借阅读者，简化程序，缩短办理时间的途径，以求减轻工作负担和工作失误，把人工成本降到最低，提高工作效率。流通管理系统是图书馆存在的主要意义，一切工作都要以服务于读者来开展。在这个过程中，主要检验的就是管理者的服务态度，管理者要想面向读者，掌握图书的借出情况，借助现代化的工具，强化借阅过程的相关手续等。

总之，知识与信息是人们的精神食粮，是人类社会文明的标志。我们要为广大人民群众提供一个便捷、实用、完整且全面的知识信息资源地。在自动化管理系统中，地县级图书馆的管理者在图书馆的管理、建设要积极发挥主动作用，让图书资料能够更好、全面地服务于社会，满足读者的需要。